Quid de la gestion électronique des documents

Conseils pratiques qui amélioreront vos compétences en matière de gestion de documents d’un kilomètre. “Pour commencer, prenez l’habitude de désencombrer régulièrement votre bureau, sur le plan numérique et dans le monde physique.”

Que vous dirigiez une multinationale ou que vous soyez propriétaire d’une petite entreprise locale, combien de fois vous êtes-vous retrouvé enseveli sous des montagnes de papiers et de dossiers ? Entre les formulaires administratifs, la comptabilité, les contrats, les rapports, les bons de commande, les reçus et bien d’autres choses encore, il n’est certainement pas facile de maintenir ce bateau géant à flot. Et malgré la tendance à la numérisation, les entreprises dépendent encore largement des documents papier pour leurs opérations quotidiennes. Imaginez maintenant combien de ressources vous économiseriez avec un système de classement plus efficace, tant pour vos documents physiques que pour vos documents électroniques. Des professionnels sur la GED apportent  quelques conseils utiles pour mieux gérer la paperasserie de votre entreprise afin d’optimiser votre confort et votre productivité.

Désencombrez périodiquement

Pour commencer, prenez l’habitude de désencombrer régulièrement votre bureau. L’accumulation de fichiers physiques et électroniques est l’ennemi d’une organisation, surtout si vous n’avez pas déjà mis en place un bon système d’étiquetage. Identifiez les documents dont vous avez besoin pour des raisons juridiques, ceux qui sont encore utilisés et ceux dont vous n’avez plus besoin. Conservez et archivez ce qui est important pour l’entreprise, et déchiquetez ou jetez les dossiers inutiles qui s’accumulent. Essayez de le faire au moins une fois par mois.

Transférez certains processus en ligne

S’il peut être rassurant d’avoir une trace écrite des documents importants, il est bon d’envisager la migration de certains de vos processus vers le numérique. Les contrats sont l’un des domaines qui nécessitent beaucoup d’espace de classement, c’est pourquoi de plus en plus d’entreprises choisissent d’optimiser leur processus de gestion des contrats en utilisant un logiciel commercial dédié. Quelle que soit la taille de votre entreprise ou son secteur d’activité, il existe de nombreuses options fiables et abordables à explorer avec un peu de recherche.

Rassemblez vos fichiers en un seul endroit

Idéalement, vous voulez éviter que vos documents de travail soient éparpillés dans votre bureau ou votre espace de travail virtuel. En fait, le fait de conserver tous vos dossiers dans un endroit dédié maximisera le côté pratique et vous permettra de toujours trouver ce que vous cherchez rapidement et sans problème. Pour les documents papier, optez pour des armoires de rangement pratiques et accessibles à tous. De même, les fichiers numériques doivent être partagés avec votre équipe sur un serveur ou une plateforme collaborative.

Disposez d’un système de classement standardisé

Maintenant que vous savez quels documents conserver et où les ranger, il est temps d’élaborer votre propre système de classement. Le plus important ici est de le garder simple ; n’importe qui devrait être capable de naviguer et de le mettre en œuvre facilement. Bien qu’il existe de nombreuses façons de gérer vos fichiers, la meilleure option consiste à créer des dossiers spécifiques (marketing, finances, informatique, produits, clients, et tout ce qui convient à votre entreprise). Créez un format de dénomination standardisé et utilisez un code couleur si nécessaire.

Tenez vos collaborateurs au courant

En parallèle, veillez à informer vos employés et votre personnel de toutes les mesures que vous prendrez en matière d’optimisation du système de classement. Après tout, ils l’utiliseront et s’y référeront quotidiennement, il est donc fondamental de les former et de leur faire maîtriser le système aussi bien que vous. N’hésitez pas à demander leur avis et à accueillir leurs recommandations sur la manière d’améliorer le processus de gestion des dossiers de l’entreprise. La communication est essentielle.

Sécurisez vos fichiers

Si vous avez choisi de passer au numérique, que ce soit entièrement ou partiellement, il va de soi que vous voulez que vos fichiers en ligne soient aussi sûrs que possible. Avec la sophistication des techniques de piratage et d’infiltration, n’importe qui peut accéder aux documents et aux enregistrements de votre entreprise si ceux-ci ne sont pas suffisamment protégés. Investissez donc dans un logiciel de sécurité d’entreprise pour protéger votre propriété numérique et éviter d’être la cible de cyberattaques. Votre informaticien interne ou une entreprise spécialisée externalisée peut faire le travail de manière experte.

Gardez tout à jour

Enfin, et c’est important, il ne vous a pas échappé que le monde des affaires est en constante évolution. Il en va de même pour la technologie et les outils professionnels. C’est pourquoi il est important de mettre à jour ou de réorganiser régulièrement vos systèmes de classement et de garder un œil sur vos logiciels numériques. Cela vous permettra de garantir des performances optimales, d’assurer la continuité de votre activité et d’éviter des oublis potentiellement coûteux. Ainsi, vous pourrez rationaliser vos opérations et être tranquille pendant des années ! En somme, la gestion des documents de votre entreprise n’est pas une tâche facile. Avec un flux continu de fichiers entrants et sortants, les choses peuvent s’accumuler et déraper en quelques jours, voire en quelques heures. Comme nous l’avons vu, il faut beaucoup d’efforts collectifs et d’organisation pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.

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